Interne Kommunikation – leicht verstehen, erfolgreich praktizieren

Interne Kommunikation umfasst alle Informationen und Instrumente, die dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter vernetzen und mit ihrem Unternehmen identifizieren. Die Face-to-Face-Kommunikation wie Mitarbeitergespräche, Workhall-Meetings und sogar der berüchtigte „Flurfunk“ zählt ebenso dazu wie die unternehmenseigenen Medien. Lesen Sie hier mehr zur internen Kommunikation, ihren Aufgaben und ihren Zielen.

Unter interner Kommunikation sind alle Formen der Verständigung zwischen Unternehmensangehörigen zu verstehen. Diese hat im Kern drei Zielsetzungen: Prozessoptimierung, Information und Wertschätzung. So unterstützt die interne Kommunikation Effizienz, Transparenz und Unternehmensbindung der Mitarbeiter. Sie ist eine Aufgabe der Führungsebene – der Geschäftsleitung, Teamleiter und anderer Personalverantwortlichen. Für gewöhnlich versteht man unter interner Kommunikation durch das Unternehmen gesteuerte Maßnahmen. Jedoch fallen auch informelle Formen der Kommunikation unter den Begriff der Internen. 

Informelle Kommunikation in richtige Bahnen lenken

Wie der Name schon sagt, ist die informelle Kommunikation nicht durch das Unternehmen geregelt. Sie umfasst etwa den spontanen Austausch an der Kaffeemaschine, dem Kopiergeräte oder in der Mittagspause. Informelle Kommunikation wirkt schnell, flexibel und unmittelbar, ist aber auch unberechenbar. Unternehmen können sie kaum steuern. Nimmt der informelle Weg Überhand, ignorieren Mitarbeiter eventuell den korrekten „Dienstweg“. So verliert die Unternehmensführung Informationen und kann Entscheidungen nicht mehr koordinieren.

Je nach Unternehmensgröße ist das mehr oder weniger problematisch. Während sich kleine Unternehmen und Teams mit regelmäßigen Updates, etwa in Besprechungen, als produktiven Kommunikationsweg up-to-date halten können, wäre bei größeren Organisationen ohne verfasste interne Medien ein Informationschaos vorprogrammiert. Zur Steuerung nutzen Unternehmen deshalb formelle Kommunikationswege.

Vier Formen der formellen Kommunikation

Für gute Kommunikation ist stets der Kontext entscheidend. Wer kommuniziert mit wem worüber? Diese Rahmenbedingungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Regeln und Vorgaben bestimmen Formen, Inhalte und Abläufe der internen formellen Kommunikation. Sie lässt sich klassisch in vier Bereiche einteilen: CEO-, Führungs-, HR- und Unternehmenskommunikation – oder sie bricht zeitgemäß genau mit diesen Regeln. Etwa, um die Führungsebene nahbarer darzustellen oder gerade im Sinne der Wertschätzung solche Mitarbeiter mit ihren Aufgaben und Beiträgen zu porträtieren, die im Unternehmen sonst nicht in vorderster Reihe stehen.

CEO-Kommunikation geht von der Geschäftsführung aus. Sie versorgt die Mitarbeiter auf anderen Führungspositionen, Mitarbeitergruppen oder die gesamte Belegschaft mit Informationen. Regelmäßiger Austausch ist hier das A und O. Dies kann in Form von wöchentlichen Meetings, Rundmails oder direktem Austausch bei Mitarbeiter-Events geschehen – je nach Unternehmensgröße, Praktiken und Branche. Wichtig ist hierbei stets die Unternehmenswerte zu vertreten, Strategien konkret und konzise zu vermitteln und klar Position zu relevanten Themen zu beziehen.

Die Führungskommunikation legt die Prozesse fest, in der die Führungspositionen in der Hierarchie (wie konventionell oder wie flach diese auch immer sein mag) weiter kommunizieren. Das heißt: Hier müssen leitende Angestellte regeln, wie ihr Team die Infos weiterleitet. Die Personalabteilung kümmert sich um die HR-Kommunikation – informiert daher über Daten und News mit Personalbezug. Das können etwa Neueinstellungen, Abgänge, Feiertags- und Urlaubsregelungen sein.

Hinzu kommen Corporate Media mit Mitarbeiterbezug – beispielsweise das Intranet, Mitarbeitermagazine oder Newsletter. Diese Mittel lassen sich am besten steuern. Deshalb finden Sie hier eine kurze Liste der beliebtesten Instrumente.

Überblick: Instrumente der internen Kommunikation

• Intranet: Das Intranet ist entweder abgeschottet vom Internet und kann nur über das Firmeneigene Netzwerk genutzt werden. Oder es wird verzahnt aufgesetzt, es gibt also für eine größere Öffentlichkeit sichtbare Informationen. Nur die wirklich internen Informationen sind über technische Optionen den Mitarbeitern vorbehalten. Ein Intranet bietet sich vor allem für große Unternehmen an, die viele Informationen an einen großen Mitarbeiterstab verbreiten müssen. Parallel zu den News-Funktionen bietet ein internes Netzwerk auch oft Zugriff auf Produktivitäts-Tools wie Arbeitszeitverwaltung und Adressbücher. Deshalb verwenden Mitarbeiter es regelmäßig.
• Firmenwiki: Auch Enterprise oder Corporate Wiki genannt. Es bildet einen internen Wissensspeicher für Prozesse, Best Practices und persönlichem Wissen einzelner Mitarbeiter. Expertise kann hier von Mitarbeitern für Mitarbeiter nutzbar gemacht werden. Es ist geeignet für den schnellen Austausch von organisatorischen Informationen und hilft neuen sowie langjährigen Mitarbeitern, auf dem Laufenden zu bleiben. Unternehmen aller Größen profitieren von einem solchen System.
• Interne Newsletter: Sie informieren Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen und verbreiten kontinuierlich Informationen zum Unternehmen. So stellen Organisationen aktuelle und relevante News zur Verfügung. Ein Newsletter kann auch an die Mitarbeiter nur bestimmter Abteilungen oder an bestimmte Funktionsebenen gehen. Je nach Aufteilung und Größe des Unternehmens können sie damit Themenschwerpunkte der Newsletter anpassen.
• Social Media: Ist für die interne Kommunikation nur bedingt geeignet. Allerdings lassen sich Mitarbeiter eventuell motivieren, den Kanälen für externe Kommunikation zu folgen. Wichtig hierbei: Sind die Social-Media-Kanäle zu werblich oder nur auf B2B-Themen ausgelegt, kann das für die Belegschaft schnell uninteressant werden. Employer-Branding-Themen hingegen können auch für Mitarbeiter spannend sein.
• Mitarbeiterzeitschriften: Sind ein wichtiger Kontaktpunkt zwischen Geschäftsführung und Belegschaft. Das hilft besonders den Mitarbeitern ohne unternehmenseigenen Internetzugang, Pensionären oder zukünftigen Bewerbern. Zusätzlich ist eine Mitarbeiterzeitschrift auch immer ein Prestige-Projekt, wie auch unser Beispiel der Hessing Stiftung zeigt. Mit Mitarbeiterporträts, News zu verschiedenen Abteilungen und projektbezogenen Artikeln vermittelt die Geschäftsführung seinen Angestellten Wertschätzung.
• Digitale und crossmediale Konzepte: Manche Herangehensweisen lassen sich nicht auf wenige Sätze herunterbrechen. Wir haben allerdings zwei prämierte Beispiele. Beide erhielten 2019 goldene EWA-Awards: das digitale Mitarbeitermagazin realreport.de der Einzelhandelskette real und das crossmediale Gesamtkonzept von PRO Merck des Pharma- und Chemieunternehmens Merck KGaA. 

Wertschätzung ist der Kern guter interner Kommunikation

Der wichtigste Faktor in der internen Kommunikation lässt sich nicht auf Medienformate oder Prozesse reduzieren: Wertschätzung zahlt ein und zahlt sich aus. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter spüren lassen, dass es sie ernst nimmt und als wichtigen Teil des großen Ganzen sieht, stehen im Wettbewerb um Fachkräfte besser da und motivieren ihre momentane Belegschaft zu besseren Leistungen. Mit den richtigen Mitteln der formellen Kommunikation bleibt letztlich sogar der „Flurfunk“ auf die angenehme Plauderei an der Kaffeemaschine beschränkt.

In diesen Artikeln erfahren Sie mehr über Mitarbeitermagazine in der internen Kommunikation:

• Das Mitarbeitermagazin der Hessing Stiftung
• Mitarbeitermagazine im Corporate Media Mix integrieren
• Digitales Mitarbeitermagazin realreport.de erhält EWA-Award
• Crossmedia Projekt PRO Merck erhält Gold
• Das Online-Mitarbeitermedium der Targobank
• Mitarbeitermagazin: Print oder Digital?
• Mehr zu den Preisträgern des EWA-Awards 2018 erfahren. 

Unsere Empfehlung: Maßnahmen zur externen Kommunikation wie digitales Marketing fördert das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) mit seinem Förderprogramm go-digital. Mehr zu den Voraussetzungen und zu den erfolgreichen Umsetzungen der autorisierten Agentur OUTLINE erfahren Sie in unserer Förder-Blog.