E-Mail Kommunikation

Viele fragen sich, ob E-Mail Kommunikation heute noch ein Pfeiler der Unternehmenskommunikation ist. Ein Blog zu betreiben und in verschiedenen sozialen Netzwerken aktiv zu sein, verspricht erst einmal eine größere Reichweite. Professionell gestaltete und pünktlich versendete E-Mails wirken allerdings nach wie vor gut. Mit den neuesten Datenschutzverordnungen kommt dieser direkten Ansprache unter Kommunikations-Profis sogar wieder gesteigerte Anerkennung zu.

Als Unternehmen, das Content Marketing betreibt, müssen Sie sich mit der Frage auseinandersetzen, auf welche Weise und über welche Kanäle Sie ihre Zielgruppen erreichen wollen. Dabei spielt die Nachhaltigkeit der Informationsverbreitung eine wichtige Rolle. Ein Großteil der Aufmerksamkeit ist inzwischen von den Printmedien ins Internet abgewandert. Dort dient die eigene Website als Plattform. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt für die Unternehmenskommunikation. Blogs und Social Media Post zahlen natürlich darauf ein, indem sie Neuigkeiten breiter streuen und Nutzerinnen und Nutzer ggf. einladen sich auf der Website tiefergehender zu informieren.

E-Mail Kommunikation für eine individuellere Ansprache nutzen

Viele Jahre galt auch die E-Mail Kommunikation als Mittel der Wahl, Kunden und Interessengruppen, wie beispielsweise die Medien, unmittelbar und persönlich anzusprechen. Gegenüber den neuen Plattformen gerät dieser Weg heute zunehmend in Vergessenheit. Die neuen Kanäle sind spielerisch einfach zu bedienen und versprechen ganz neue Reichweiten und Zielgruppen. Doch wäre es ein Fehler die „Sozialen Medien“ als Ersatz für die E-Mail Kommunikation von Unternehmen einführen zu wollen.

Die Gründe dafür leuchten ein, wenn man sich mit der technischen Gestaltung der Plattformen auseinandersetzt. Konzerne wie Twitter, Meta und Google entwerfen für diese Kanäle eigene Regeln. Diese sind, wenn schon nicht willkürlich, so doch aktuellen Trends unterworfen. Was sichtbar ist und eine hohe Reichweite hat entscheidet der Algorithmus. Und der setzt, wie man inzwischen weiß, nicht immer die besten und wichtigsten Informationen ins Sichtfeld der Nutzer. Statt dessen gewinnt oft reaktionsstarker Content. Unternehmen, die seriös kommunizieren wollen, tun sich schwer daneben zu punkten.

E-Mail Kommunikation ist hingegen ein nach wie vor mächtiges, wirkungsstark einsetzbares Tool, das parallel erhalten bleibt. Es dient der persönlichen Ansprache und zielgerichteten Informationsweitergabe wesentlich besser, als eine flüchtigen Statusmeldung. Zudem hat das versendende Unternehmen bei diesem Format viel mehr Kontrolle. Die Gestaltung der E-Mail lässt sich individuell anlegen und beliebig anreichern. Es lassen sich Empfängergruppen definieren und so ein stärkerer persönlicher Bezug herstellen. Denn es macht in der Ansprache einen Unterschied, ob eine Meldung an die Presse, Kunden oder Partnerunternehmen gehen soll. Davon profitieren Sie, indem sich darüber leichter ein persönlicher und geschäftlich relevanter Dialog herstellen lässt.

Strengerer Datenschutz teilt beim E-Mail-Marketing die Spreu vom Weizen

In den letzten Jahren gibt es verstärkten Bemühungen, den Schutz personenbezogener Daten auch den E-Mail Versand auszuweiten. Nun könnte man denken, das würde die E-Mail Kommunikation massiv einschränken. Doch im Erlaubnis-basierten E-Mail Versand stecken auch Chancen, die zu gern übersehen werden.

Denn die neuen Maßnahmen stärken das Vertrauen auf Empfängerseite und zahlen auf die Reputation des versendenden Unternehmens ein. Die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes, machen es für Nutzerinnen und Nutzer leichter professionelle und seriöse Zusendungen zu erkennen. Den über Double-Opt-In, Opt-Out und das obligatorischem Impressum in Mails, werden Sie bereits vor dem Versand der eigentlichen Mailings auf ihren Erhalt eingestellt. So können EmpfängerInnen recht gut unterscheiden ob es sich bei einer Nachricht um eine seriöse, professionell erstellte Sendung handelt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich mit dem Inhalt auseinandersetzen und auf einzelne Elemente klicken.

Wenn zudem zielgruppenrelevanter Inhalt die E-Mail Kommunikation bestimmt, der Betreff klar und passend formuliert ist und sie in einer angemessenen Frequenz ankommt, dringt sie auch dann oft durch, wenn sie nicht sofort von den EmpfängerInnen gelesen wird.
Der wesentliche Vorteil solcher E-Mails ist, dass sie nämlich im Postfach auch nach längerer Zeit leicht wieder auffindbar sind. Die Kehrseite davon ist natürlich auch ihr Nachteil: In „unstrukturierten“ Postfächern stellt sich Übersichtlichkeit eben nicht von alleine ein. Doch auch hier sollte man die Lernfähigkeit der Empfänger nicht unterschätzen.

E-Mail Kommunikation erlebt neue Konjunktur

Dass die E-Mail Kommunikation in den letzten Jahren sogar eine Renaissance erlebt, könnte gerade am strengeren Datenschutz liegen. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt seit Mai 2018 weitgehend das vor, was in Deutschland schon zuvor galt. Nur gilt dies nun für alle, die z.B. Mail-Adressen von EmpfängerInnen in Europa speichern und nutzen. Egal von wo aus auf der Welt der Versand erfolgt, bei Nicht-Einhaltung der EU-Regeln drohen hohe Bußgelder.

Wer also, wie wohl die meisten in Deutschland tätigen Unternehmen, mit geeigneten Tools die Zustimmung seiner Empfänger eingeholt und dokumentiert hat, kann künftig weiter auf der sicheren Seite E-Mails verschicken. So lassen sich rechtssicher Neuheiten verkünden, Events ankündigen und die Reputation stärken. Wenn sich durch die neuen Regeln die Mailboxen etwas lichten kann dies nur all jenen recht sein, die sich bereits an die Spielregeln halten.

Die Aufmerksamkeit für spannende Teaser, für Verweise auf nützliche digitale Pressemappen oder eine Zusammenfassung der neuesten Blogbeiträge bringt stets frische Aufmerksamkeit für die eigenen Medien-Kanäle. Gut gemachte Mail-Botschaften erfahren vor allem dann Wertschätzung, wenn sie nicht zu häufig, aber zum relevanten Zeitpunkt erscheinen. Eine Anreicherung mit Medien wie Whitepapers, Fotos oder Video-Verweisen erhöht die Interaktion und Verweildauer bei den Inhalten.

Professionell sticht schnell und viel

Beim Versand von Mailings mit dem Ziel der effektiven Unternehmenskommunikation gilt es ein paar Regeln zu beachten. Diese leuchten sicher leicht ein, wenn man einen Blick in die eigene Inbox wirft. Wir haben die 10 wichtigsten Punkte zusammengeführt:

1. Schreiben Sie eindeutige Betreffzeilen, die den Inhalt kurz und einnehmend zusammenfassen.
2. Machen Sie kenntlich von wem die E-Mail stammt. Zum Beispiel über eine professionelle unternehmensspezifische E-Mail Adresse
3. Die Inhalte müssen für die Empfänger relevant sein. Passen Sie sie daher Ihre Empfängergruppen an.
4. Versenden Sie die Nachrichten regelmäßig, aber nicht inflationär.
5. Richten Sie die Form der Inhalte am Kommunikationsziel aus.
   Wenn Sie NutzerInnen auf Ihre Website weiterleiten wollen, verfassen Sie spannende Teaser. Wenn Sie dagegen wichtige Informationen an die Presse durchstechen wollen, bleiben Sie sachlich und drücken Sie sich präzise aus.
6. Vermeiden Sie Zweideutigkeiten, die Fehlinterpretationen möglich machen.
7. Achten Sie auf eine professionelle, angemessene Ansprache. Höflichkeitsregeln, wie man sie vom Verfassen von Briefen kennt, gelten auch in der E-Mail Kommunikation.
8. Bemühen sie Sie um medienübergreifende und zielgruppenspezifische Konsistenz.
   Wenn Sie KundInnen beispielsweise auf Ihrer Webseite und auf Social-Media Plattformen Duzen, bleiben Sie dem Stil treu. Beim formelleren Kontakt mit der Presse dagegen Siezen Sie.
9. Eine klare Struktur vereinfacht das Lesen. Verfassen Sie daher auch Zwischenüberschriften. Grenzen Sie verschiedene Themen deutlich ab.
10. Halten Sie sich kurz und lockern Sie die Sendungen mit optischen Elementen, wie Fotos, Buttons oder Illustrationen auf.

Fazit: Totgesagte leben länger

Eine große Überschrift dieses Wortlautes muss man sich schon fast verkneifen, wenn es gilt einen Beitrag zum Thema E-Mail Kommunikation zu betiteln. Denn eben jener Tod der E-Mail wird seit 20 Jahren vorausgesagt, um nicht zu sagen herbeigeredet. Dass Mailings auch von jungen Unternehmen so viel genutzt werden, hat verschiedene Gründe.

E-Mail sind eindeutig, persönlich und dabei schnell. Wer über einen E-Mail-Account verfügt, und den eines Empfängers kennt, kann diesen in der Regel innerhalb Sekunden erreichen. Anhand einer E-Mail-Adresse ist in der Regel sofort erkennbar ob es sich um eine private oder eine Unternehmens-Adresse handelt. Das ist unschlagbar, denn dafür braucht es nur die allgemeine, neutrale technische Infrastruktur und nicht zwingend einen Plattform-Betreiber.

Mit auf die Zielgruppen zugeschnitten Inhalten, erreichen Sie diese außerdem ganz gezielt mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Und wenn Sie Ihre Mailings für die EmpfängerInnen sinnvoll gestalten, werden diese auch gern gelesen.